Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? hướng dẫn quy trình, thủ tục thực hiện

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì là câu hỏi pháp lý được nhiều người quan tâm. Để các tài liệu, giấy tờ nước ngoài có giá trị pháp lý tại Việt Nam thì nhiều trường hợp phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Hiện nay, nhiều vụ việc hợp pháp hóa lãnh sự không được bởi vì người nộp đơn không rõ các quy định của việc này. Qua bài viết sau đây, Luật L24H sẽ cung cấp cho quý khách có nhu cầu về một số quy định trường hợp, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Hướng dẫn quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Thế nào là Hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo định nghĩa tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Vậy việc hợp thức hóa lãnh sự sẽ do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận giá trị của văn bản của cơ quan, tổ chức ở nước ngoài xác lập nhằm sử dụng các văn bản đó tại Việt Nam.

Các loại giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự

Hiện nay, quy định chỉ ngoại trừ những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự ra sau đây thì các loại giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có giá trị pháp lý và sử dụng được tại Việt Nam. Cụ thể:

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Ngoài ra, các giấy tờ, tài liệu nếu vi phạm những lỗi như sau cũng không được hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Như vậy, ngoại trừ trường hợp được miễn và không rơi vào các trường hợp vi phạm thì các văn bản của nước ngoài mà có con dấu, chữ ký, chức danh trên đó có thể thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ sở pháp lý: Điều 3, Điều 9 và Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ cần nộp

Theo quy định sẽ có 02 cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

Thứ nhất, tại Bộ Ngoại giao

Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định cụ thể về hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao như sau:

01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao cơ quan lãnh sự; hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
01 bản dịch thuật giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt; hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều luật này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

Thứ hai, tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gồm:

01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao; hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam; hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
01 bản dịch thuật giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ; tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều luật này để lưu tại Cơ quan đại diện.

Như vậy, tùy thuộc nơi tiếp nhận hồ sơ mà người muốn hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị các loại giấy tờ trên.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ tương ứng như trên tại Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Ngược lại, hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cán bộ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp các văn bản đề nghị thuộc trường hợp được miễn; không được hợp pháp hóa lãnh sự thì cán bộ từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do. Nếu đương đơn vẫn muốn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự các văn bản thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Bước 5: Cơ quan có thẩm quyền trả kết quả cho đương sự.

Đến lịch hẹn nhận kết quả, đương sự đến nhận kết quả theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Cơ sở pháp lý: Khoản 5 Điều 11, Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP; Điều 10, Điều 11 Thông tư 01/2012/TT-BNG do Bộ Ngoại Giao ban hành, có hiệu lực ngày 15/5/2012 về Hướng dẫn thi hành một số quy định thuộc Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự

Không phải trường hợp nào người có yêu cầu cũng phải đóng phí hợp pháp hóa lãnh sự và nếu phải trả phí này, người có yêu cầu sẽ đóng theo mức thu sau:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần.
Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Theo quy định của dịch vụ bưu chính.

Ngoài ra, người có yêu cầu cũng lưu ý khi đóng phí hợp pháp hóa lãnh sự thì bên cơ quan có thẩm quyền chỉ thu bằng đồng Việt Nam (VND). Lệ phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.

Cơ sở pháp lý: Điều 4, Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành, có hiệu ngày 01/01/2017 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Luật sư tư vấn về hợp pháp hóa lãnh sự

Luật sư tư vấn về hợp pháp hóa lãnh sự có nhiều kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ quý khách một số công việc sau đây:

Tư vấn chuẩn bị các loại hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
Tư vấn các vấn đề pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự
Hỗ trợ, đại diện theo uỷ quyền soạn thảo, chỉnh lý văn bản giấy tờ
Tư vấn xác định các loại giấy tờ, tài liệu có thể hợp pháp hóa lãnh sự
Tư vấn các thủ tục nộp hồ sơ nộp đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
Nhận uỷ quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả và bàn giao tới quý khách

Tư vấn về hợp pháp hóa lãnh sự

Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng thực lãnh sự có trình tự, thủ tục khá phức tạp theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh. Nếu quý khách hàng đang tìm kiếm Luật sư tư vấn, hỗ trợ giải quyết những vấn đề pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự thì Văn Phòng Luật L24H luôn có đội ngũ luật sư luôn giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ quý khách. Nếu quý khách cần tư vấn trực tiếp nhanh chóng thì có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1900.633.716 để được luật sư tư vấn trực tuyến miễn phí.