Việc thành lập chi nhánh văn phòng đại diện hiện nay không có gì xa lạ với các công ty khi muốn phát triển quy mô kinh doanh đặc biệt là ở các thành phố lớn. Luật L24H sẽ tư vấn chi tiết đến quý khách hàng, giúp doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoàn thành thủ tục thành lập, giấy tờ để nộp, địa điểm địa chỉ lập chi nhánh, thành lập văn phòng đại diện thích hợp đồng thời giải đáp các thắc mắc liên quan đến vấn đề này ở bên dưới!
Thủ tục thành lập chi nhánh văn phòng đại diện ra sao?
Điều kiện thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
Các điều kiện về thành lập chi nhánh:
- Công ty có giấy phép kinh doanh được cấp theo quy định của pháp luật;
- Có người đứng đầu chi nhánh đủ điều kiện theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020;
- Trụ sở chi nhánh thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp;
- Có chứng chỉ hành nghề đối với ngành nghề kinh doanh chi nhánh yêu cầu chứng chỉ; có giấy xác nhận đủ điều kiện đối với chi nhánh kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo quy định của pháp luật.
Các điều kiện về thành lập Văn phòng đại diện:
- Được lập sau khi thành lập công ty.
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” …theo Điều 40 Nghị định số 01/2021/NĐ–CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Thủ tục thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện
- Bước 1: Nộp hồ sơ
- Bước 2: Giải quyết hồ sơ
- Bước 3: Nhận kết quả
Căn cứ pháp lý: Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Để tiến hành đăng ký thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện doanh nghiệp có thể hoàn thành các thủ tục thành lập chi nhánh online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc đến trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ.
Cách thứ nhất, nộp hồ sơ trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp:
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh;
- Sử dụng chữ ký số công cộng
Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp qua cổng thông tin điện tử:
- Đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống;
- Tạo hồ sơ và có đầy đủ chữ ký, họ tên trong hồ sơ;
- Nhập thông tin vào hệ thống đăng ký kinh doanh;
- Scan và tải tài liệu đính kèm;
- Ký xác thực và nộp hồ sơ.
Cách thứ hai, thủ tục nộp và nhận kết quả tại phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính.
- Người nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.
- Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tải các văn bản đã được số hóa trong hồ sơ vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Cần lưu ý rằng: Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/ thành phố khác nơi đặt trụ sở chính cần nghiên cứu quy định của pháp luật về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh.
Căn cứ pháp lý: Điều 31 Nghị định 01/2020/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ thành lập chi nhánh văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Căn cứ pháp lý: Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ–CP về Đăng ký doanh nghiệp
Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện?
- Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: điểm c khoản 1 Điều 4 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2020 quy định về lệ phí môn bài thì mức thu lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện là 1.000.000 VND/1 năm
- Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;
- Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;
- Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động
Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại Luật L24H
- Tư vấn quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty, hỗ trợ thủ tục thay đổi địa chỉ (nếu có), cung cấp mẫu thông báo thay đổi địa chỉ, nhất là tại TP HCM.
- Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng tài chính khi muốn lập chi nhánh – văn phòng đại diện, soạn thảo văn bản thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định;
- Tư vấn các trường hợp được thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện ở trong nước nhưng không được lập ở nước ngoài, thủ tục thay đổi người đứng đầu, cung cấp mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh.
- Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
- Nhận ủy quyền của công ty có quyền và giúp khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan có thẩm quyền;
- Nhận kết quả giao cho khách hàng.
Một số câu hỏi liên quan khi thành lập văn phòng đại diện
Những vướng mắc thường gặp khi thành lập chi nhánh văn phòng đại diện
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
- Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
- Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty;
- Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.
Cơ sở pháp lý: khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020.
Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020.
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
- Đăng ký trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh và qua dịch vụ bưu chính, người thực hiện thủ tục cần nộp lệ phí với số tiền là 50.000 đồng tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp đăng ký trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp thì sẽ được miễn loại lệ phí này.
Căn cứ pháp lý: Thông tư số 47/2019/TT-BTC ngày 05 tháng 8 năm 2019 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Căn cứ khoản 1 Điều 84 Bộ luật dân sự năm 2015.
Ai là người đứng đầu văn phòng đại diện?
Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi. Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.
Có xuất hóa đơn VAT tại văn phòng đại diện không?
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ nên không xuất hóa đơn VAT.
Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện như thế nào?
Văn phòng đại diện chỉ phải nộp lệ phí môn bài nếu có các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
Căn cứ pháp lý: Điều 3 nghị định 139/2016/NĐ-CP bổ sung bởi điểm c, Khoản 1, Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
Cách đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự văn phòng đại diện?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bởi Khoản 1, Điều 1 Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 quy định về địa bàn đóng bảo hiểm xã hội như sau:
- Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.
- Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ.
- Văn phòng đại diện của công ty thì việc đóng BHXH phải được tiến hành đóng tại trụ sở chính của công ty mẹ có văn phòng đại diện và không được phép đóng BHXH tại địa điểm đặt văn phòng đại diện.
Trình tự, thủ tục tiến hành đăng ký bảo hiểm:
- Chuẩn bị hồ sơ làm căn cứ để điền vào các biểu mẫu;
- Doanh nghiệp tiến hành việc xin cấp mã đơn vị tham gia BHXH;
- Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp chuẩn bị và điền các thông tin của người lao động vào biểu mẫu để thực hiện thủ tục báo tăng lao động;
- Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền;
- Cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét hồ sơ và cấp số BHXH không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ bộ hồ sơ.
Trên đây là những thông tin về điều kiện để thành lập, hồ sơ, thủ tục thành lập, giải đáp các thắc mắc sẽ gặp phải khi thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện cung cấp đến quý khách. Nếu quý khách có bất kỳ vướng mắc nào, xin vui lòng liên hệ luật sư TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP qua HOTLINE 1900633716 để được tư vấn kịp thời và hỗ trợ tốt nhất. Xin cảm ơn.
1900.633.716