Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là thủ tục mà các công ty nước ngoài cần có khi muốn lập chi nhánh mở rộng mạng lưới kinh doanh tại thị trường mới. Tuy nhiên, nhiều thương nhân nước ngoài khi thành lập văn phòng đại diện và muốn công nhận tại Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện. Vì vậy, bài viết này Luật L24H sẽ cung cấp những thông tin về điều kiện, quyền, nghĩa vụ, chức năng và lưu ý cần thiết giúp cho quá trình tiến hành trở nên đơn giản hơn.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp những quốc gia quy định về thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Căn cứ pháp lý: Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Quyền và nghĩa vụ khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

1. Quyền lợi của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Kinh doanh, hoạt động theo đúng phạm vi quy định trong giấy phép;
• Được quyền thuê văn phòng, mua các trang thiết bị cần thiết phục vụ kinh doanh;
• Thực hiện quy trình tuyển dụng lao động;
• Được quyền mở tài khoản tại các ngân hàng tại Việt Nam;
• Tiến hành khắc dấu và sử dụng con dấu theo quy định;
• Một số quyền lợi khác.

2. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật thương mại cho phép;
• Đóng thuế và các khoản phí theo quy định;
• Báo cáo hoạt động kinh doanh;
• Một số nghĩa vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài/thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký);
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài (Bản sao, hợp pháp hóa lãnh sự);
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện do công ty nước ngoài soạn thảo và ký xác nhận;
• Bản sao có chứng thực các loại giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng bao gồm:
• Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
• Tài liệu (bản sao) về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu chứng minh điều kiện an ninh trật tự, an toàn lao động của địa điểm đặt văn phòng.

Lưu ý: Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra Tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Căn cứ pháp lý: Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần tiến hành những bước như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập:

Trước khi muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì thương nhân nước ngoài cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đầy đủ đã được nêu ở trên;

• Bước 2: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi hồ được Sở Công thương thẩm định hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký

Tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Các thủ tục khác sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu;
• Treo biển tại văn phòng đại diện;
• Mở tài khoản cho văn phòng đại diện;
• Thủ tục thuế của văn phòng đại diện;
• Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện.

Những trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện 

• Không đáp ứng một trong các điều kiện về đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm kể từ này bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
• Việc thành lập bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng;
• Các quy định khác của pháp luật

Căn cứ pháp lý: Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Các câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

• Đầu mối liên lạc giữa Công ty mẹ tại nước ngoài và khách hàng tại Việt Nam;
• Tìm hiểu Quy mô thị trường, nhu cầu của thị trường, tính khả thi của dự án;
• Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì Văn phòng đại diện hiện nay không có tư cách pháp nhân.

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý).

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có được ký hợp đồng kinh tế không?

Vì văn phòng đại diện công ty nước ngoài không có tư cách pháp nhân và chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam nên sẽ không có được ký hợp đồng kinh tế vì mục đích kinh doanh, hợp đồng mua bán hàng hóa và liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa

Giấy phép đăng ký thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

Theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại thì Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Luật L24H

Với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp với mức chi phí thấp và hiệu quả cao, Luật L24H chuyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài nhằm hỗ trợ mọi nhu cầu pháp lý liên quan đến những hồ sơ, thủ tục về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

• Tư vấn hỗ trợ khách hàng các quy định của pháp luật về quy trình, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài;
• Hỗ trợ khách hàng soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài;
• Đại diện theo ủy quyền của khách hàng liên hệ với cơ quan chức năng để thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, hỗ trợ đưa doanh nghiệp vào hoạt động một cách hợp pháp.

Như vậy, chúng tôi cung cấp cho Quý đọc giả những tư vấn về thủ tục, điều kiện, hồ sơ, thẩm quyền cấp giấy và những lưu ý cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp còn thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này hoặc có nhu cầu cần hỗ trợ từ LUẬT SƯ TƯ VẤN hoặc sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói vui lòng liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 1900633716. Đội ngũ Luật sư của Luật L24H luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn với nhiều nhu cầu dịch vụ pháp lý khác nhau. Xin cảm ơn!